Bu yazı genel bilgilendirmedir, hukuki tavsiye değildir. Her ihalede ilanı yayımlayan kurumun ihale dokümanı esastır.
Yeterlik nedir?
Yeterlik değerlendirmesi, teklif fiyatına bakılmadan önce isteklinin işi yapabilecek nitelikte olup olmadığının belirlenmesidir. Kriterler genellikle üç grupta toplanır: mesleki (yasal varlık ve yetki), mali (ödeme gücü, borçsuzluk) ve teknik (iş deneyimi, ekipman, personel, kalite belgeleri).
En sık istenen belgeler
- İmza sirküleri: teklifi imzalayanın firma adına yetkili olduğunu gösterir.
- Vergi levhası ve gerekiyorsa vergi borcu yoktur yazısı.
- Oda faaliyet belgesi ya da ticaret sicil kaydı.
- SGK borcu yoktur yazısı.
- İş deneyim belgesi.
- Kalite yönetim sistemi ve sektörel belgeler (ör. çevre izni, atık lisansı).
Firma profilinde belge yönetimi
Zarfora'da belgeler firma profiline bir kez yüklenir; destek ekibi belgeyi inceler ve onaylar. Geçerlilik tarihi olan belgeler için 30 gün ve 7 gün kala uyarı gönderilir. Süresi dolmuş belgeyle teklif adımına geçilmeye çalışıldığında ekran sizi uyarır.
Komisyonun yeterlik kontrol listesi
Zarflar açıldıktan sonra komisyon her istekli için kriter kriter "uygun / eksik" kararı verir ve gerekçesini yazar. Zorunlu bir kriterde eksik bulunan istekli e-eksiltme oturumuna davet edilmez. Kararlar ve gerekçeler komisyon kararı taslağına otomatik aktarılır; itiraz hâlinde hangi kriterin neden eksik bulunduğu açıkça görülür.
Eksik belge tamamlatılabilir mi?
Bazı kurumlar, teklifin esasını değiştirmeyen bilgi eksikliklerinin belirli süre içinde tamamlatılmasına izin verir. Bu uygulama kurumun yönetmeliğine ve ihale dokümanına bağlıdır; platform, tamamlatma talebini ve süresini kayıt altına alır.
Kurum açısından kriter belirlemek
Yeterlik kriterleri işin niteliğiyle orantılı olmalıdır. Küçük ölçekli bir sarf malzemesi alımında kapsamlı mali yeterlik belgeleri istemek rekabeti gereksiz yere daraltır; kritik bir yapım işinde ise iş deneyimi ve ekipman kriterleri vazgeçilmezdir. İhale sihirbazındaki belge şablonları, ihale türüne göre önerilen kriter setlerini getirir; yetkili bunları işin özelliğine göre düzenler.
Her kriterin zorunlu ya da puanlamada artı değer olup olmadığı ayrıca belirtilir. Örneğin kalite yönetim sistemi belgesi bazı ihalelerde zorunlu, bazılarında yalnız teknik puanı artıran bir unsurdur.
Sık yapılan hatalar
- Faaliyet belgesinin ilan tarihinden önce alınmış olması.
- Vergi levhasının eski yıla ait olması.
- Şube adına alınmış belgenin merkez unvanıyla uyuşmaması.
- Belge geçerlilik tarihinin teklif son tarihinden önce dolması.
Belge geçerliliği takvimi
Firma profilindeki belgeler ekranı her belgenin geçerlilik durumunu renkli bir şeritle gösterir: geçerli, 30 gün içinde dolacak, süresi dolmuş. Teklif vereceğiniz ihalenin son tarihine göre hangi belgenin yenilenmesi gerektiği teklif sihirbazında ayrıca hatırlatılır.
Elektronik doğrulama ve kurulum
Kurulumda bazı belgelerin elektronik olarak doğrulanması mümkündür: barkodlu belgelerin ilgili kurumun doğrulama arayüzüyle kontrolü, ticaret sicil kayıtlarının sorgulanması, e-imzalı belgelerin imza doğrulaması gibi. Bu bağlantılar kurumun yetkisi ve hizmet sağlayıcının arayüzü üzerinden kurulur; bu demoda yalnız akış gösterilir, gerçek bir sorgu yapılmaz.
Elektronik doğrulama, destek ekibinin belge inceleme süresini kısaltır ve sahte belge riskini azaltır. Doğrulanamayan belgeler için manuel inceleme akışı her zaman korunur.
Kontrol listesi
Yazıdaki adımları uygularken aşağıdaki listeyi tek tek işaretleyebilirsiniz:
- İlandaki zorunlu ve artı değer sağlayan kriterleri ayırın.
- Firma profilinizdeki belgelerin geçerlilik tarihlerini kontrol edin.
- İlan tarihinden sonra alınması gereken belgeleri yenileyin.
- Unvan, adres ve vergi numarasının bütün belgelerde aynı olduğunu doğrulayın.
- İhaleye özgü ek belgeleri teklif adımında yükleyin.
- Komisyonun yeterlik kararını sonuç bildiriminde kontrol edin.
Kısaca
Yeterlik değerlendirmesi, fiyattan önce isteklinin işi yapabilecek nitelikte olup olmadığını belirler. Belgeleri firma profilinde güncel tutmak hem kurumun destek ekibinin işini kolaylaştırır hem de teklif anında son dakika eksikliklerini önler. Komisyonun her kriter için verdiği karar ve gerekçe kayıt altındadır; bu sayede itiraz süreci de şeffaf yürür.
Sık sorulan sorular
Belgeleri her ihalede yeniden yüklemem gerekir mi?
Hayır. Profilinizdeki onaylı belgeler bütün tekliflerde kullanılır; yalnız ihaleye özgü belgeler (ör. numune tutanağı) teklif adımında eklenir.
Belgem reddedilirse ne olur?
Ret gerekçesi bildirim olarak gelir. Belgeyi yenileyip yükleyebilirsiniz; yeniden inceleme süresi kurumun destek ekibine bağlıdır.
Kara liste kaydı ne anlama gelir?
Kurumun kendi kurallarına göre sözleşme yükümlülüklerini yerine getirmeyen firmalar belirli süre ihalelerine kabul edilmeyebilir. Bu demoda kara liste kaydı örnek amaçlıdır.
