Aşırı düşük teklif sorgulaması: eşik nasıl belirlenir?

Aşırı düşük teklif neden sorun olur?

Piyasa koşullarının ve yaklaşık maliyetin belirgin biçimde altında kalan bir teklif ilk bakışta kurum için avantajlı görünür. Ancak bu tutarla işin şartnameye uygun yapılamaması; kalitesiz malzeme, eksik iş, gecikme ya da sözleşmenin yarıda kalması gibi sonuçlar doğurabilir. Sorgulamanın amacı düşük fiyatı cezalandırmak değil, fiyatın gerçekçi olduğundan emin olmaktır.

Eşik nasıl hesaplanır?

Kamu ihalelerinde bu konu ayrıntılı mevzuata bağlıdır; özel sektör kurumları ise kendi satın alma yönetmeliklerinde bir yöntem belirler. Zarfora'da kurum, varsayılan olarak şu genel yöntemi kullanabilir ve oranı ihale bazında değiştirebilir:

• Yaklaşık maliyetin %40'ı ile %120'si arasında kalan teklifler belirlenir (aşırı uç değerler ortalamayı bozmasın diye).
• Bu tekliflerin aritmetik ortalaması alınır.
• Ortalamanın kurumca belirlenen oranı (ör. %80) eşik kabul edilir.
• Eşiğin altındaki teklifler karşılaştırma matrisinde uyarıyla işaretlenir.

Uyarı, otomatik eleme değildir

Eşiğin altında kalan teklif kendiliğinden elenmez. Komisyon, istekliden fiyatın dayanaklarını açıklamasını ister: tedarik avantajı, stokta bulunan malzeme, teknik çözüm farkı, verimli üretim yöntemi gibi gerekçeler belgeleriyle sunulur. Komisyon açıklamayı yeterli bulursa teklif değerlendirmede kalır; yetersiz bulursa gerekçesini karar tutanağına yazar.

Kalem bazında bakmak

Toplam tutarı makul görünen bir teklifte bazı kalemlerin sıfıra yakın, bazılarının ise çok yüksek fiyatlandırıldığı görülebilir. Karşılaştırma matrisi her kalemde en düşük fiyatı ve kalem ortalamasını gösterir; dengesiz fiyatlandırma, özellikle gerçekleşen miktar üzerinden ödeme yapılan işlerde ayrıca incelenmelidir.

İstekli açısından açıklama hazırlamak

Sorgu yazısı aldığınızda açıklamanızın somut ve belgeli olması gerekir. "Firmamızın uzun yıllara dayanan tecrübesi" gibi genel ifadeler komisyonu ikna etmez. Bunun yerine tedarikçi teklifleri, stok kayıtları, üretim maliyet analizi, nakliye avantajını gösteren hesaplar ve benzeri işlerdeki gerçekleşen maliyetler sunulmalıdır.

Açıklamada, düşük fiyatın işin niteliğinden ödün verilmeden nasıl sağlandığı anlatılmalıdır. Teknik şartnamede istenen ürünün aynısının sunulduğu, işçilik ve iş güvenliği giderlerinin hesaba katıldığı açıkça görülmelidir.

Sık yapılan hatalar

• Eşiği yalnız toplam tutara bakarak değerlendirmek; dengesiz kalem fiyatlarını gözden kaçırmak.
• Uç değerleri (ör. yaklaşık maliyetin üçte biri) ortalamaya katarak eşiği bozmak.
• Açıklama süresini teklif son tarihinden sonraki iş takvimine eklememek.
• Sorgu ve cevabı yazılı kayda geçirmemek.

Zarfora'da karşılaştırma matrisi

Zarflar açıldıktan sonra matris, istekliler sütunlarda, kalemler satırlarda olacak biçimde oluşur. Her kalemde en düşük fiyat vurgulanır; eşiğin altında kalan istekli sütunu uyarı rozetiyle işaretlenir ve yaklaşık maliyete göre farkı yüzde olarak gösterilir. Komisyon, uyarılı teklif için tek tıkla sorgu kaydı oluşturur; cevap süresi ve sonuç karar taslağına otomatik aktarılır.

Eşik oranı nasıl seçilir?

Eşik oranı çok yüksek seçilirse neredeyse her rekabetçi teklif sorgulanır ve süreç gereksiz uzar; çok düşük seçilirse gerçekten riskli teklifler gözden kaçar. Pek çok kurum, sektörün kâr marjını ve fiyat dalgalanmasını dikkate alarak ortalamanın %75–%85'i aralığında bir değer kullanır. Hammadde fiyatlarının hızla değiştiği dönemlerde yaklaşık maliyetin güncelliği de ayrıca gözden geçirilmelidir; eski bir yaklaşık maliyet, makul teklifleri bile "düşük" ya da "yüksek" gösterebilir.

Zarfora, kurumun geçmiş ihalelerindeki teklif dağılımını raporlar ekranında gösterir. Hangi kategoride tekliflerin yaklaşık maliyete göre nasıl dağıldığını görmek, eşik oranının veriye dayanarak belirlenmesine yardımcı olur. Oran değişiklikleri ayarlar ekranında yapılır ve denetim izine yazılır; böylece hangi ihalede hangi oranın uygulandığı sonradan da kanıtlanabilir.

Kontrol listesi

Yazıdaki adımları uygularken aşağıdaki listeyi tek tek işaretleyebilirsiniz:

• Kurumun eşik yöntemini ve oranını ilan sayfasından öğrenin.
• Teklifinizin yaklaşık maliyete ve piyasa ortalamasına göre konumunu hesaplayın.
• Düşük fiyatlı kalemler için tedarikçi teklifi ve maliyet analizi hazır bulundurun.
• Sorgu yazısındaki süreyi takviminize işleyin.
• Açıklamanızı belgelerle ve rakamlarla destekleyin.
• Komisyon kararındaki değerlendirmeyi okuyun; gerekirse itiraz süresini kaçırmayın.

Kısaca

Aşırı düşük teklif uyarısı bir eleme değil, bir sorudur: "Bu fiyatla iş şartnameye uygun yapılabilir mi?" Kurum eşiği önceden belirlenmiş ve ilanda yayımlanmış bir yöntemle hesaplar; istekli de fiyatının dayanağını belgeleriyle açıklar. Karar ve gerekçe, denetim izine ve komisyon kararına yazılır.