Fiyat dışı unsurlar ve puanlama: ağırlık tablosu nasıl kurulur?

Ne zaman kullanılır?

Standart ürün alımlarında en düşük fiyat yöntemi çoğu zaman yeterlidir. Ancak işin kalitesinin, teslim süresinin, enerji verimliliğinin ya da satış sonrası hizmetin önemli olduğu alımlarda fiyat dışı unsurlar da değerlendirmeye katılır. Böylece kurum, sözleşme süresi boyunca toplam maliyeti en düşük olan teklife ulaşmayı hedefler.

Ağırlık tablosu

İhale sihirbazında kurum unsurları ve ağırlıklarını belirler; toplam %100 olmalıdır. Örneğin fiyat %70, teknik değer %20, teslim süresi %10. Ağırlıklar ve her unsurun nasıl puanlanacağı ilanda yayımlanır; teklifler açıldıktan sonra değiştirilemez.

• Fiyat puanı: en düşük teklif / ilgili teklif × fiyat ağırlığı.
• Teknik puan: komisyonun 0–100 arası puanı × teknik ağırlık.
• Teslim puanı: en kısa süre / ilgili süre × teslim ağırlığı ya da 0–100 puan.

Ölçülebilir ölçütler seçin

Fiyat dışı unsurların itiraza açık olmaması için ölçütlerin somut ve ölçülebilir olması gerekir: "garanti süresi (ay)", "yerinde servis süresi (saat)", "enerji tüketimi (kWh/yıl)" gibi. "Firma itibarı" gibi öznel ölçütlerden kaçınılmalı; teknik puanlama için önceden bir puanlama cetveli hazırlanmalıdır.

Komisyon değerlendirmesi

Komisyon üyeleri teknik puanları ayrı ayrı girer; platform ortalamayı ve sapmaları gösterir. Puanlama gerekçeleri komisyon kararı taslağına aktarılır ve hash zincirli denetim izine yazılır.

Sık yapılan hatalar

• Ağırlıkları ilanda yayımlamadan değerlendirme yapmak.
• Teknik puanlamayı tek komisyon üyesine bırakmak.
• Fiyat ağırlığını çok düşük tutup pahalı tekliflerin önünü açmak.
• Teslim süresi gibi ölçülebilir bir unsuru öznel puanla değerlendirmek.
• Puan tablosunu karar tutanağına eklememek.

Toplam sahip olma maliyeti

Fiyat dışı unsurların asıl amacı, satın alma bedelinin ötesindeki maliyetleri görünür kılmaktır. Bir jeneratörün satın alma fiyatı düşük olabilir; ancak yakıt tüketimi, bakım sıklığı ve yedek parça erişimi on yıllık işletme maliyetini belirler. Kurum bu maliyetleri hesaplayabiliyorsa, puanlama yerine doğrudan "yaşam döngüsü maliyeti" hesabını değerlendirmeye katabilir. Zarfora'nın değerlendirme ekranı, ek maliyet kalemlerinin cetvele eklenmesine ve toplamın bu maliyetlerle karşılaştırılmasına imkân verir.

Zarfora'da puanlama ekranı

Değerlendirme sekmesinde her istekli için fiyat puanı otomatik hesaplanır; komisyon üyeleri teknik unsurları kendi ekranlarından puanlar. Sistem üyeler arasındaki büyük farkları işaretler ve gerekçe ister. Sonuç tablosu ağırlıklı toplam puana göre sıralanır ve karar taslağına aktarılır.

Puanlama ile itiraz ilişkisi

Fiyat dışı unsurlarla yapılan değerlendirmeler, en düşük fiyat yöntemine göre itiraza daha açıktır; çünkü puanlamada yorum payı bulunur. Bu riski azaltmanın yolu yöntemi önceden yayımlamak, puanları gerekçelendirmek ve değerlendirmeyi birden fazla kişiye yaptırmaktır. Zarfora'da her puan girişi denetim izine yazılır; itiraz incelemesinde hangi üyenin hangi gerekçeyle hangi puanı verdiği görülebilir.

Kontrol listesi

Yazıdaki adımları uygularken aşağıdaki listeyi tek tek işaretleyebilirsiniz:

• Unsurları ve ağırlıkları işin niteliğine göre seçin; toplamın %100 olduğunu doğrulayın.
• Her unsur için ölçülebilir bir puanlama yöntemi yazın.
• Ağırlıkları ve yöntemi ilanda yayımlayın.
• Teknik puanlamayı en az iki komisyon üyesine yaptırın.
• Büyük puan farklarının gerekçesini kayda geçirin.
• Puan tablosunu komisyon kararına ekleyin.

Kısaca

Fiyat dışı unsurlar, en ucuz teklif ile ekonomik açıdan en avantajlı teklif arasındaki farkı görünür kılar. Doğru kurulmuş bir ağırlık tablosu önceden yayımlanır, ölçülebilir ölçütlere dayanır ve birden fazla değerlendiricinin puanıyla şeffaf biçimde uygulanır.